Laatste update: 11 augustus 2026
PIERSTONE
Privacybeleid - Website
1. Doel en toepassingsgebied
1.1. Dit privacybeleid (hierna het “Beleid” genoemd) beschrijft de wijze waarop PIERSTONE BV/SRL (hierna “Pierstone”, “het Kantoor”, “wij” of “ons”) de persoonsgegevens van haar cliënten, potentiële cliënten, partners, leveranciers, sollicitanten, deelnemers aan haar opleidingen en evenementen, evenals bezoekers van de website die bereikbaar is via het adres www.pierstone.be (hierna de “Website”) verzamelt, gebruikt, bewaart, beschermt en, indien van toepassing, doorgeeft.
1.2. Dit beleid is van toepassing op alle verwerkingen die het Kantoor uitvoert in het kader van zijn activiteiten als advocatenkantoor, met inbegrip van advies en bijstand op het gebied van gegevensbescherming, digitaal recht, verenigingsrecht, vennootschapsrecht, handelsrecht, intellectueel eigendomsrecht, regelgeving inzake kunstmatige intelligentie, het opstellen van contracten en adviezen, vertegenwoordiging voor rechtbanken en autoriteiten, het uitoefenen van taken als uitbestede functionaris voor gegevensbescherming (DPO-as-a-service), het organiseren van opleidingen en evenementen, het versturen van nieuwsbrieven, het reageren op aanbestedingen, het surfen op de Website en elke andere elektronische of fysieke interactie met het Kantoor.
1.3. Pierstone verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 (hierna de „AVG“), de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (hierna de „Privacywet“), Richtlijn 2002/58/EG zoals omgezet in Belgisch recht, met name door de wet van 13 juni 2005 betreffende elektronische communicatie, alsook de deontologische regels die van toepassing zijn op het beroep van advocaat, waaronder het beroepsgeheim zoals vastgelegd in artikel 458 van het Strafwetboek. Voor zover het Kantoor zijn cliënten adviseert over systemen voor kunstmatige intelligentie of hiervan gebruikmaakt in het kader van zijn eigen activiteiten, houdt het in voorkomend geval ook rekening met de vereisten van Verordening (EU) 2024/1689 inzake kunstmatige intelligentie („AI-wet”).
1.4. Door gebruik te maken van de Website, een dienst van het Kantoor aan te vragen of met ons te communiceren, wordt u geacht kennis te hebben genomen van dit Beleid. Dit geldt echter niet als toestemming voor de verwerking, die berust op de in artikel 4 beschreven rechtsgrondslagen.
2. Identiteit en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke
2.1. De verwerkingsverantwoordelijke is PIERSTONE [BV/SRL], met maatschappelijke zetel aan de Avenue de la Toison d’Or 22 (1e verdieping), 1050 Brussel, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder nummer BE 0760.585.611, bereikbaar via e-mail op privacy@pierstone.com.
2.2. Pierstone is niet verplicht om een functionaris voor gegevensbescherming aan te wijzen in de zin van artikel 37 van de AVG, aangezien haar eigen activiteiten niet vallen onder de gevallen waarin een dergelijke aanwijzing verplicht is. Het kantoor heeft echter een intern contactpunt aangewezen voor vragen met betrekking tot gegevensbescherming, dat bereikbaar is op het in artikel 2.1 vermelde adres.
3. Categorieën verwerkte persoonsgegevens
3.1. In het kader van zijn activiteiten verwerkt het kantoor verschillende categorieën persoonsgegevens, waarvan de aard varieert naargelang de relatie met de betrokkene en de toevertrouwde opdracht.
3.2. Identificatie- en contactgegevens omvatten de naam, de voornaam, het postadres, het e-mailadres, het telefoonnummer, de functie, het bedrijf of de organisatie waarvoor de betrokkene werkt, het ondernemingsnummer en de correspondentietaal, evenals alle gelijkwaardige gegevens waarmee een natuurlijke persoon of diens vertegenwoordiger kan worden geïdentificeerd.
3.3. Financiële en administratieve gegevens omvatten bankgegevens, informatie die nodig is voor facturering en betalingsverantwoording, de identiteit van de uiteindelijke begunstigden, evenals de gegevens die vereist zijn in het kader van de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme.
3.4. De gegevens met betrekking tot de door het kantoor behandelde dossiers omvatten alle informatie die door de cliënt is verstrekt of bij derden is verzameld in het kader van een adviesopdracht, een nalevingsaudit, onderhandelingen, een opdracht als functionaris voor gegevensbescherming of een procedure, met inbegrip van documenten, correspondentie, bewijsstukken en alle informatie die nuttig is voor de verlening van juridische diensten. Gezien de aard van de toevertrouwde opdrachten, met name op het gebied van gegevensbescherming en naleving van regelgeving, kunnen deze gegevens persoonsgegevens van derden bevatten, zoals tegenpartijen, getuigen, werknemers of gebruikers van de cliënten van het kantoor.
3.5. Bijzondere categorieën gegevens in de zin van artikel 9 van de AVG, zoals gezondheidsgegevens, filosofische of religieuze overtuigingen of gegevens betreffende seksuele geaardheid, alsmede gegevens betreffende strafrechtelijke veroordelingen en overtredingen in de zin van artikel 10 van de AVG, kunnen worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk blijkt voor de vaststelling, de uitoefening of de verdediging van een rechtsvordering, overeenkomstig artikel 9, lid 2, onder f), van de AVG en artikel 10 van de Privacywet.3.6. Gegevens met betrekking tot kandidaten voor een functie, een stage of een samenwerking binnen het kantoor omvatten het curriculum vitae, de motivatiebrief, diploma’s, referenties en alle informatie die in het kader van de wervingsprocedure wordt verstrekt.
3.6. Wanneer het Kantoor optreedt als uitbestede functionaris voor gegevensbescherming of voor audit- of nalevingsopdrachten, kan het zich voordoen dat het, bijkomstig en uitsluitend voor zover strikt noodzakelijk voor de uitvoering van zijn opdracht, kennis neemt van persoonsgegevens met betrekking tot cliënten, werknemers of gebruikers van zijn eigen cliënten. In dat geval handelt het Kantoor in opdracht van de klant en, indien van toepassing, als verwerker in de zin van artikel 28 van de AVG, onverminderd zijn status als verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen doeleinden die in dit Beleid worden beschreven.
4. Doeleinden, categorieën gegevens en rechtsgrondslagen voor de verwerkingen
4.1. Overeenkomstig artikel 5, lid 1, onder b), van de AVG heeft elke door het Kantoor uitgevoerde verwerking een welbepaald, uitdrukkelijk en legitiem doel en berust deze op een eigen rechtsgrondslag zoals bepaald in artikel 6 van de AVG. Overeenkomstig het granulariteitsbeginsel worden in de onderstaande tabel voor elk doel de betreffende gegevenscategorieën en de daarmee samenhangende specifieke rechtsgrondslag vermeld, in plaats van alle verwerkingen aan één enkele rechtsgrondslag te koppelen.
4.2. Wanneer één en dezelfde bijkomende verwerking meerdere doeleinden dient die op verschillende rechtsgrondslagen berusten (bijvoorbeeld dossiergegevens die zowel worden gebruikt voor de uitvoering van de opdracht als, op een later tijdstip, voor de verdediging van een recht in rechte), wordt elk doel afzonderlijk door het kantoor beoordeeld en gedocumenteerd, in overeenstemming met zijn verplichtingen tot het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten in de zin van artikel 30 van de AVG.
5. Ontvangers van de gegevens
5.1. Persoonsgegevens worden binnen het kantoor verwerkt door de personen die deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken, met inbegrip van advocaten, medewerkers, stagiaires en administratief personeel, die gebonden zijn aan het beroepsgeheim en een algemene geheimhoudingsplicht.
5.2. Pierstone Brussels maakt deel uit van een internationaal netwerk van advocaten met kantoren in Brussel, Praag en Londen. In het kader van grensoverschrijdende opdrachten kunnen bepaalde gegevens worden gedeeld met de andere kantoren van het Pierstone-netwerk, voor zover dit strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht en met inachtneming van gelijkwaardige vertrouwelijkheidsverplichtingen.
5.3. Voor zover dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de toevertrouwde opdrachten of voor de naleving van wettelijke verplichtingen, kunnen de gegevens worden verstrekt aan tegenpartijen en hun raadslieden, aan rechtbanken en administratieve autoriteiten (waaronder de Gegevensbeschermingsautoriteit en, afhankelijk van de dossiers, andere Europese toezichthoudende autoriteiten), aan notarissen, gerechtsdeurwaarders, deskundigen, beëdigde vertalers en andere gerechtelijke hulpverleners, aan financiële en verzekeringsinstellingen, aan de deken en de tuchtorganen van de bevoegde balie, alsook aan elke persoon die uitdrukkelijk door de cliënt is aangewezen.
5.4. Bepaalde gegevens worden tevens doorgegeven aan fiscale, sociale en gerechtelijke autoriteiten wanneer de wet dit voorschrijft, met name in het kader van de meldingsplichten zoals bepaald in de wet van 18 september 2017 betreffende de preventie van het witwassen van geld.
5.5. Het kantoor maakt bovendien gebruik van technische onderaannemers, waarvan de categorieën in artikel 8 worden gespecificeerd.
6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte
6.1. Pierstone geeft de voorkeur aan dienstverleners die gevestigd zijn in de Europese Economische Ruimte of die waarborgen bieden die gelijkwaardig zijn aan die van de AVG.
6.2. Bepaalde door het kantoor gebruikte tools brengen echter een gegevensoverdracht met zich mee naar landen buiten de Europese Economische Ruimte, met name naar het Verenigd Koninkrijk, in het kader van de coördinatie met het Londense kantoor van het Pierstone-netwerk, alsook, in voorkomend geval, naar de Verenigde Staten van Amerika wat betreft bepaalde dienstverleners op het gebied van hosting, e-mail of samenwerkingshulpmiddelen. Deze doorgiften worden, al naar gelang het geval, geregeld door een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (waaronder dat met betrekking tot het Verenigd Koninkrijk en, voor gecertificeerde entiteiten, het EU-VS-kader voor gegevensbescherming), of door de toepassing van door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen, waar nodig aangevuld met aanvullende technische, organisatorische of contractuele maatregelen, overeenkomstig de artikelen 44 tot en met 49 van de AVG en aanbeveling 01/2020 van het Europees Comité voor gegevensbescherming.
6.3. Een kopie van de passende waarborgen kan worden verkregen door een verzoek te richten aan het in artikel 2.1 genoemde adres.
7. Bewaartermijnen
7.1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is in het licht van het doel waarvoor ze worden verwerkt, de toepasselijke wettelijke verplichtingen en de beroepsethische regels van het advocatenberoep.
7.2. De cliëntendossiers en de bijbehorende stukken worden bewaard gedurende de looptijd van de relatie en vervolgens gedurende vijf jaar na afsluiting van het dossier gearchiveerd, onverminderd langere termijnen die worden opgelegd door de wet, door de regels van de bevoegde balie of die gerechtvaardigd zijn door de aard van het dossier (met name in geval van een langdurige opdracht als functionaris voor gegevensbescherming).
7.3. De boekhoudkundige documenten, facturen en bewijsstukken worden tien jaar bewaard.
7.4. Gegevens die worden verwerkt in het kader van de bestrijding van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme worden tien jaar bewaard vanaf het einde van de zakelijke relatie of de eenmalige transactie, overeenkomstig artikel 60 van de wet van 18 september 2017.
7.5. De gegevens van potentiële klanten en personen die belangstelling hebben getoond voor de diensten van het kantoor zonder een contractuele relatie aan te gaan, worden gedurende drie jaar bewaard vanaf het laatste actieve contact.
7.6. Gegevens met betrekking tot nieuwsbrieven worden bewaard totdat de toestemming wordt ingetrokken of het recht van bezwaar wordt uitgeoefend, vermeerderd met een redelijke technische termijn om het verzoek daadwerkelijk in behandeling te nemen.
7.7. Sollicitaties die niet tot een aanstelling hebben geleid, worden twee jaar bewaard vanaf de laatste communicatie, tenzij de sollicitant eerder om verwijdering verzoekt.
7.8. Na afloop van de bovengenoemde termijnen worden de gegevens op een veilige manier verwijderd of onomkeerbaar geanonimiseerd, tenzij er een wettelijke verplichting bestaat tot langere bewaring.
8. Verwerkers
8.1. Pierstone doet voor de uitvoering van haar activiteiten een beroep op technische dienstverleners die optreden als verwerkers in de zin van artikel 28 van de AVG. Elk van hen is aan het kantoor gebonden door een overeenkomst waarin de door deze bepaling opgelegde waarborgen zijn vastgelegd, met name op het gebied van vertrouwelijkheid, beveiliging, verdere uitbesteding, ondersteuning bij de uitoefening van de rechten van betrokkenen en melding van datalekken.
8.2. De belangrijkste categorieën verwerkers waarvan het Kantoor op de datum van dit Beleid gebruikmaakt, zijn de hostingprovider van de Website, de leverancier van de samenwerkingssuite en de zakelijke e-maildienst, de software voor dossierbeheer en facturering, de boekhoudtools, de tools voor videoconferenties en, indien van toepassing, voor transcriptie met behulp van kunstmatige intelligentie, evenals de dienstverleners voor back-ups en het versturen van nieuwsbrieven.
8.3. De bijgewerkte lijst van verwerkers kan worden verkregen op verzoek gericht aan het in artikel 2.1 genoemde adres.
9. Cookies en soortgelijke technologieën
9.1. De Website maakt gebruik van cookies en soortgelijke technologieën waarvan de details, het doel, de levensduur en de aanbieder zijn opgenomen in het cookiebeleid dat op de Website te raadplegen is.
9.2. Cookies die strikt noodzakelijk zijn voor de werking van de Website worden zonder voorafgaande toestemming geplaatst, overeenkomstig artikel 129 van de wet van 13 juni 2005 betreffende elektronische communicatie.
10. Gegevensbeveiliging en beroepsgeheim
10.1. Pierstone neemt passende technische en organisatorische maatregelen, in de zin van artikel 32 van de AVG, om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op de risico’s die de verwerkingen inhouden voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. Deze maatregelen omvatten met name de controle van de toegang tot de gebouwen en systemen, de authenticatie van gebruikers, de versleuteling van communicatie en back-ups, het bijhouden van toegangslogboeken, het regelmatig bijwerken van software, alsmede bewustmaking en voortdurende bijscholing van personen die bevoegd zijn om toegang te krijgen tot de gegevens.
10.2. De advocaten van het kantoor zijn gebonden aan het beroepsgeheim zoals vastgelegd in artikel 458 van het Wetboek van Strafrecht, hetgeen in bepaalde gevallen de omvang van de informatie die aan de betrokkenen kan worden verstrekt, kan beperken, met inachtneming van de rechten van een cliënt, een derde of de goede rechtsbedeling.
10.3. In geval van een inbreuk op persoonsgegevens die een risico kan vormen voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, stelt het kantoor de gegevensbeschermingsautoriteit hiervan in kennis binnen 72 uur nadat de inbreuk is geconstateerd en, wanneer het risico groot is, worden ook de betrokkenen hiervan op de hoogte gesteld, overeenkomstig de artikelen 33 en 34 van de AVG.
11. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
11.1. Het kantoor past geen besluitvorming toe die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking is gebaseerd, met inbegrip van profilering, en die rechtsgevolgen heeft voor de betrokkenen of hen op vergelijkbare wijze beïnvloedt, in de zin van artikel 22 van de AVG. Het incidenteel gebruik van kunstmatige intelligentie (bijvoorbeeld voor het transcriberen of samenvatten van vergaderingen) blijft onderworpen aan menselijk toezicht en leidt niet tot geautomatiseerde besluitvorming ten aanzien van de betrokkenen.
12. Rechten van de betrokkenen
12.1. Overeenkomstig de artikelen 15 tot en met 22 van de AVG, artikel 7, lid 3, van de AVG en de overeenkomstige bepalingen van de Privacywet beschikken de betrokkenen over de hierna beschreven rechten, binnen de grenzen en onder de voorwaarden die in de regelgeving zijn vastgelegd.
12.2. Recht op inzage (artikel 15 van de AVG). U hebt het recht om bevestiging te krijgen dat er persoonsgegevens over u worden verwerkt, evenals informatie over deze verwerkingen en een kopie van de verwerkte gegevens.
12.3. Recht op rectificatie (artikel 16 van de AVG). U hebt het recht om onjuiste persoonsgegevens die op u betrekking hebben te laten rectificeren, evenals om onvolledige gegevens te laten aanvullen.
12.4. Recht op verwijdering (artikel 17 van de AVG). U hebt het recht om, onder de in de AVG vastgestelde voorwaarden, te verzoeken om verwijdering van de gegevens die op u betrekking hebben, met name wanneer deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, wanneer de toestemming waarop de verwerking was gebaseerd wordt ingetrokken of wanneer de verwerking onrechtmatig is. Dit recht kan niet worden uitgeoefend ten aanzien van verwerkingen die noodzakelijk zijn om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de vaststelling, uitoefening of verdediging van een rechtsvordering.
12.5. Recht op beperking van de verwerking (artikel 18 van de AVG). U kunt verzoeken om beperking van de verwerking van uw gegevens, met name wanneer u de juistheid ervan betwist, wanneer de verwerking onrechtmatig is of wanneer u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking, gedurende de tijd die nodig is om de aangevoerde gronden te verifiëren.
12.6. Recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 van de AVG). Wanneer de verwerking is gebaseerd op uw toestemming of op de uitvoering van een overeenkomst en deze wordt uitgevoerd met behulp van geautomatiseerde processen, hebt u het recht om uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat, en te verzoeken om de overdracht ervan aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is.
12.7. Recht van bezwaar (artikel 21 van de AVG). U hebt het recht om te allen tijde, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van het kantoor. U kunt tevens, zonder uw verzoek te hoeven motiveren, bezwaar maken tegen de verwerking voor directiemarketingdoeleinden.
12.8. Recht om de toestemming in te trekken (artikel 7, lid 3, van de AVG). Wanneer de verwerking berust op uw toestemming, kunt u deze te allen tijde intrekken, zonder dat deze intrekking afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de eerder uitgevoerde verwerking.
12.9. Recht om niet het voorwerp te zijn van een geautomatiseerde besluitvorming (artikel 22 van de AVG). U hebt het recht om niet het voorwerp te zijn van een besluit dat uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berust en dat rechtsgevolgen voor u heeft of u op vergelijkbare wijze raakt, behoudens de uitzonderingen waarin de AVG voorziet.
12.10. Richtlijnen na overlijden. Overeenkomstig de Belgische wetgeving kunt u algemene of specifieke richtlijnen meedelen met betrekking tot het lot van uw persoonsgegevens na uw overlijden.
13. Uitoefening van rechten
13.1. Verzoeken tot uitoefening van rechten kunnen per e-mail worden gericht aan het in artikel 2.1 genoemde e-mailadres of per post aan het in artikel 2.1 genoemde adres van de hoofdvestiging. Om het Kantoor in staat te stellen de identiteit van de verzoeker te verifiëren en misbruik te voorkomen, moet het verzoek vergezeld gaan van alle informatie die redelijkerwijs nodig is voor deze verificatie, zonder dat er onevenredig veel informatie wordt verzameld.
13.2. Het Kantoor beantwoordt het verzoek binnen een maand na ontvangst; deze termijn kan met twee maanden worden verlengd vanwege de complexiteit of het aantal verzoeken, overeenkomstig artikel 12.3 van de AVG. In geval van afwijzing worden de redenen hiervoor meegedeeld en worden de beroepsmogelijkheden aangegeven.
13.3. De uitoefening van de rechten is kosteloos, tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name vanwege het herhaalde karakter ervan; in dat geval kan het kantoor de betaling van redelijke kosten eisen of weigeren gevolg te geven aan het verzoek.
13.4. De uitoefening van bepaalde rechten kan geheel of gedeeltelijk worden beperkt om het beroepsgeheim van de advocaat, de rechten van een cliënt, een derde of de eigen belangen van het kantoor in het kader van een procedure te waarborgen, overeenkomstig artikel 23 van de AVG en de artikelen 11 en volgende van de Privacywet.
14. Recht om een klacht in te dienen
14.1. U hebt het recht om te allen tijde, en onverminderd enig ander administratief of gerechtelijk rechtsmiddel, een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, gevestigd aan de Rue de la Presse 35, 1000 Brussel, telefonisch bereikbaar op +32 (0)2 274 48 00, per e-mail op contact@apd-gba.be en via de website www.autoriteprotectiondonnees.be.
14.2. Het kantoor verzoekt de betrokkene echter om voorafgaand aan een klacht contact op te nemen, zodat het verzoek snel en in der minne kan worden afgehandeld.
15. Wijzigingen in het beleid
15.1. Dit beleid kan worden gewijzigd om rekening te houden met de ontwikkeling van de activiteiten van het kantoor, de gebruikte hulpmiddelen en het toepasselijke wettelijke kader. De datum van de laatste update staat bovenaan het document vermeld. Wezenlijke wijzigingen worden op passende wijze aan de betrokkenen meegedeeld, onder meer via de website of nieuwsbrieven.
16. Contact
16.1. Alle vragen met betrekking tot dit Beleid of de verwerking van persoonsgegevens door het Kantoor kunnen worden gericht aan PIERSTONE BV/SRL, per e-mail op het in artikel 2.1 vermelde adres.
16.2. Postadres: PIERSTONE, Gouden Vlieslaan 22 (1e verdieping), 1050 Brussel.